อ่านบทความการประเมิน KPI ตามลำดับ
ระบบ KPI Review ใช้การประเมินแบบเป็นรอบ (Review Round) โดยในหนึ่งรอบการประเมิน
○ พนักงานหนึ่งคนสามารถมีหลาย KPI
○ แต่ละ KPI มีน้ำหนักคะแนนของตัวเอง
○ น้ำหนัก KPI ทุกข้อต้องรวมกันเป็น 100%
ผู้ประเมินแต่ละประเภทสามารถตั้งน้ำหนักคะแนนได้ไม่เท่ากัน น้ำหนักของผู้ประเมินทั้งหมดต้องรวมกันเป็น 100%
ระบบยังรองรับการประเมินจากหลายบทบาท ได้แก่
1. ผู้จัดการ (Manager) จะถูกดึงมาจากการตั้งค่าที่หน้า Employee Detail ของพนักงาน และใช้เป็นผู้ประเมินหลักในกระบวนการ KPI Review โดยอัตโนมัติ
2. เพื่อนร่วมงาน (Peer) โดย Peer จะเลือกได้จากพนักงานภายในสาขาเดียวกัน
3. ตนเอง (Self) กำหนดให้พนักงานประเมินตนเองได้
KPI & KPI Template (การสร้าง KPI และ KPI Template สำหรับการประเมิน)
KPI เป็นโครงสร้างพื้นฐานของการประเมิน และต้องถูกสร้างไว้ก่อนจึงจะสามารถนำไปใช้ในการสร้าง KPI Review ได้ แอดมินเป็นผู้สร้างและจัดการ KPI ทั้งหมดในระบบ รวมถึงการกำหนดรูปแบบคะแนนและการสร้าง Template
1) KPI Types
ระบบรองรับ KPI 2 ประเภท ซึ่งมีวิธีการคำนวณคะแนนแตกต่างกัน
1. User KPI – คะแนนจะถูกกรอกโดยผู้ประเมินโดยตรงในขั้นตอนการให้คะแนน
เหมาะสำหรับ KPI ที่ต้องอาศัยการประเมินเชิงพฤติกรรม คะแนนไม่ได้อยู่ในระบบ หรือดุลยพินิจของผู้ประเมิน
2. System KPI – คะแนนจะถูกคำนวณโดยระบบอัตโนมัติจากข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ
เหมาะสำหรับ KPI ที่วัดผลจากข้อมูลจริง เช่น การขาดงาน การลา หรือการมาสาย
Rating Types
แอดมินสามารถกำหนดรูปแบบการให้คะแนนของ KPI ได้ 4 แบบ เพื่อให้เหมาะกับลักษณะงาน
1. Percent – ให้คะแนนเป็นเปอร์เซ็นต์
2. Level – ให้คะแนนเป็นระดับ (สามารถปรับข้อความให้ตรงกับบริบทงานได้)
3. Number – ให้คะแนนเป็นตัวเลขตามช่วงที่กำหนด
4. Pass / Fail – ให้คะแนนแบบผ่านหรือไม่ผ่าน
2) KPI Template
เมื่อสร้างแอดมินสร้าง KPI Template ไว้ก่อนแล้ว เมื่อสร้างรอบประเมิน Admin หรือ Manager สามารถเลือกใช้ KPI Template ที่มีอยู่ได้ทันที ระบบจะดึงชุด KPI และน้ำหนักคะแนนจาก Template มาใช้โดยอัตโนมัติ
ก่อนเริ่มทำ KPI Review ทุกครั้ง Admin ต้อง ดำเนินการ 2 ขั้นตอนสำคัญ ดังนี้:
ระบุรายชื่อผู้จัดการ (Manager) ให้พนักงานแต่ละคน:
ไม่สามารถตั้งค่าในหน้า Review ได้ ต้องตั้งค่าที่หน้าข้อมูลพนักงาน (Employee Detail)
ไปที่เมนู: Employees → เลือกพนักงาน → แถบ Employee → Managers
รายชื่อที่ระบุในหน้านี้ จะถูกดึงไปเป็น "ผู้ประเมินระดับ Manager" ในระบบ KPI โดยอัตโนมัติ
สร้าง KPI และ KPI Template ให้เรียบร้อย:
หากไม่ทำขั้นตอนเหล่านี้ จะไม่สามารถเริ่มขั้นตอนการประเมินได้อย่างถูกต้อง
Review Workflow & KPI Status(ขั้นตอนการประเมิน KPI)
การประเมิน KPI ดำเนินการตามลำดับ workflow ดังนี้
1) Create Review (Admin)
แอดมินสร้างรอบการประเมิน โดย
○ เลือกช่วงเวลาการประเมิน
○ เลือกพนักงานที่อยู่ในรอบการประเมิน
ระบบจะสร้างการประเมินและบันทึกไว้ในสถานะ Draft โดยอัตโนมัติ
อ่านเพิ่มเติมได้ที่: สร้างการประเมิน (Create Review)
2) Status: Draft (Admin & Manager)
อยู่ในขั้นตอนการเตรียมการ
○ แอดมินและผู้จัดการสามารถตั้งค่า KPI ผู้ประเมิน และน้ำหนักคะแนน
○ ยังไม่สามารถให้คะแนน KPI ได้ในสถานะนี้
○ ใช้สำหรับตรวจสอบและปรับโครงสร้างการประเมินให้พร้อมก่อนเริ่มจริง
อ่านเพิ่มเติมได้ที่: การเพิ่มและแก้ไขการประเมิน (Draft: Edit Review)
3) Status: In-Process (Reviewers: Manager, Peer, Self)
เมื่อแอดมินหรือผู้จัดการเปลี่ยนสถานะเป็น In-Process
○ การประเมินเข้าสู่ขั้นตอนการให้คะแนน
○ ผู้ประเมินสามารถให้คะแนน KPI และแนบหลักฐานประกอบได้
○ แอดมินและผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้า และส่งแจ้งเตือนให้ผู้ประเมินที่ยังไม่ให้คะแนน
อ่านเพิ่มเติมได้ที่: การให้คะแนนการประเมิน (In-Process: Scoring Review)
4) Status: Completed (Admin)
เมื่อการให้คะแนนครบถ้วน
○ แอดมินเปลี่ยนสถานะเป็น Completed
○ ผลการประเมินจะถูกล็อก ไม่สามารถแก้ไขได้
○ แอดมินสามารถเลือกส่งผล KPI ให้พนักงานทันที หรือกำหนดเวลาส่งภายหลัง
อ่านเพิ่มเติมได้ที่: ปิดการประเมินและแจ้งผล (Completed: Close and Notify Review)
Score Calculation (โครงสร้างการคำนวณคะแนน KPI)
การคำนวณคะแนน KPI ใช้ระบบการถ่วงน้ำหนักแบบ 2 ระดับ (Two-tier Weighting System) เพื่อให้ผลลัพธ์สะท้อนทั้งความสำคัญของเนื้องาน (KPI) และมุมมองจากผู้ประเมินที่หลากหลาย
อ่านเพิ่มเติมได้ที่: วิธีดูผลการประเมิน (View KPI Review Results)
1) Reviewer Weightage (น้ำหนักจากกลุ่มผู้ประเมิน)
ผู้ประเมินแต่ละกลุ่ม (เช่น Manager, Peer, Self) สามารถกำหนดสัดส่วนน้ำหนักคะแนนที่แตกต่างกันได้
ผลรวมน้ำหนักของกลุ่มผู้ประเมินทั้งหมดต้องเท่ากับ 100%
คะแนนจากผู้ประเมินทุกกลุ่มรวมกันตามสัดส่วน (100% Reviewer) = คะแนนสุทธิของ KPI รายข้อนั้นๆ
2) KPI Weightage (น้ำหนักของรายการ KPI)
พนักงานหนึ่งคนสามารถมีรายการ KPI ได้หลายหัวข้อ โดยแต่ละข้อจะมีน้ำหนักคะแนนตามระดับความสำคัญของงาน
ผลรวมน้ำหนักของ KPI ทุกหัวข้อรวมกันต้องเท่ากับ 100%
คะแนนของทุก KPI รวมกันตามสัดส่วนน้ำหนัก (100% KPI Weightage) = คะแนนสรุปผลการดำเนินงานทั้งหมด (Total Score)
3) Total Score Calculation (การคำนวณคะแนนรวม)
คะแนนรวมสุดท้ายจะถูกคำนวณจากผลรวมของคะแนน KPI แต่ละรายการตามสัดส่วนน้ำหนักที่กำหนด:
Total Score = (KPI 1 Score × KPI 1 Weightage) + … + (KPI n Score × KPI n Weightage)
ตัวอย่าง
KPI 1 = 80 (60%)
KPI 2 = 89 (40%)
Total Score = (80 × 0.6) + (89 × 0.4) = 83.6
สรุปเงื่อนไขสำคัญ (Key Summary):
100% Reviewer = 1 KPI Score (คะแนนผู้ประเมินรวมกัน คือ คะแนน 1 KPI)
100% KPI Weightage = Total Score (คะแนน KPI ทุกข้อรวมกัน คือ คะแนนรวมทั้งหมด)
