วิธีการทำเงินเดือนโดยดึงข้อมูลจากตารางเวลา (Approve Timesheet)
วิธีนี้จะต้องมีตารางกะและพนักงานมีการลงชื่อเข้า/ออกงาน ระบบจะดึงข้อมูลจำนวนวันทำงาน, วันขาดงาน, มาสาย/ออกก่อน, วันลาไม่จ่ายเงิน และโอทีจากตารางเวลามาทำเงินเดือน และระบบจะคำนวณกฎการจ่ายสวัสดิการและกฎการหักเงินให้ ทั้งนี้ ไม่สามารถเลือกวันที่ในอนาคตเพื่อดึงข้อมูลจากตารางเวลามาทำเงินเดือนได้ ระบบต้องถึงวันที่เกี่ยวข้องก่อน หากต้องการจ่ายเงินเดือนล่วงหน้า ให้ใช้การดึงข้อมูลจากสัญญาจ้างแทน
1. ไปที่ ตารางเวลา (Timesheets)
2. เลือก บริษัท (Company) สาขา (Branch) วันเริ่ม (Start Date) วันสิ้นสุด (End Date) และ มุมมอง(View)
3. คลิกที่ โหลด (Load)
4. ติ๊กที่ชื่อพนักงานที่ต้องการดึงข้อมูลไปทำเงินเดือน เมื่อติ๊กชื่อพนักงาน ระบบจะอนุญาตให้คลิกปุ่ม อนุมัติ (Approve) ได้
5. คลิก อนุมัติ (Approve)
6. เลือก ระยะเวลาการชำระเงิน (Pay Period), รอบการจ่ายเงิน (Pay Cycle)
ระบบจะแสดงรอบเงินเดือนให้โดยอัตโนมัติ
7. สามารถเลือก ประเภทการทำเงินเดือน (Payroll Type) ได้แก่
○ เงินเดือน(Salary)
○ คำร้องขอเงินคืน(Reimbursement)
○ ค่าล่วงเวลา(OT)
○ หากต้องการให้ระบบดึงเงินได้/เงินหักประจำจากสัญญาจ้างของพนักงานมารวมในเงินเดือนด้วย ให้ติ๊กที่ช่อง รวมเงินได้และสิทธิประโยชน์แบบประจำ (Include Fixed Payments and Benefits)
8. คลิกที่ สร้าง (Generate)
หลังจากระบบอนุมัติตารางเวลาเรียบร้อยแล้ว สามารถไปที่หน้า การทำเงินเดือน (Payrolls) เพื่อดูหรือแก้ไขรายละเอียดเงินเดือนได้
9. หลังจากที่มีการอนุมัติตารางเวลาแล้ว คุณจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในตารางเวลาได้
10. ระบบจะแสดงสถานะของตารางเวลาดังนี้ ○ อนุมัติเงินเดือน และ ค่าล่วงเวลา / อนุมัติเฉพาะค่าล่วงเวลา
ตารางเวลาจะถูกปิดการแก้ไขทั้งหมด และคำร้องขอค่าล่วงเวลาที่ยังไม่อนุมัติ จะไม่ถูกนำมาทำเงินเดือน
หากพนักงานทำการลงเวลาเข้า-ออกงานหลังจากตารางเวลาถูกอนุมัติไปแล้ว ระบบจะไม่นำข้อมูลการเข้า-ออกงานนั้นอัปเดทลงในตารางเวลา
○ อนุมัติเฉพาะเงินเดือน แต่ยังไม่อนุมัติค่าล่วงเวลา
ตารางเวลาจะถูกปิดการแก้ไขยกเว้น ฟิล์ดที่เกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลา และคุณยังสามารถอนุมัติคำร้องขอค่าล่วงเวลาในช่วงวันที่ยังไม่ถูกตัดรอบค่าล่วงเวลาได้
หมายเหตุ กรณีต้องการแก้ไขตารางเวลา (Edit Timesheet) สามารถดูเรื่องอื่น ๆ ดังนี้
ดูเรื่อง การแก้ไขตารางเวลา (Edit Timesheets) เพิ่มเติมได้ที่ Link
ดูเรื่อง การสร้างตารางเวลาใหม่ (Regenerate Timesheets) เพิ่มเติมได้ที่ Link
ดูเรื่อง การอัปโหลดตารางเวลา (Upload Timesheets) เพิ่มเติมได้ที่ Link
🗨 Note
ดูเรื่อง การอนุมัติเงินเดือน การแจ้งเตือนสลิปเงินเดือน การสร้างไฟล์ธนาคาร (Approve Payroll, Notify Payslip, Generate Bank File) เพิ่มเติมได้ที่ Link
ดูเรื่อง การตั้งค่าเงินเดือน (Payroll Setting) เพิ่มเติมได้ที่ Link
ดูเรื่อง การแก้ไขข้อมูลเงินเดือน (Edit Payroll) เพิ่มเติมได้ที่ Link
หมายเหตุ
○ หากมีการอนุมัติตารางเวลาไปแล้ว แต่มีคำร้องขอค่าล่วงเวลา หรือ วันลา ถูกอนุมัติย้อนหลัง ระบบจะไม่นำคำร้องดังกล่าวมาคำนวณเงินเดือนหรือแสดงในตารางเวลา ในส่วนนี้แอดมินต้องทำการลบพนักงานออกจากบล็อคเงินเดือนและดำเนินการอีกครั้ง หากอนุมัติตารางเวลาของสาขาใหม่แล้ว แต่ยังไม่แสดงในหน้าการทำเงินเดือน ทั้งที่จำนวนพนักงานถูกต้อง ให้ตรวจสอบว่าปี พ.ศ. ของรอบการจ่ายเงินตรงกับปีที่ต้องการทำเงินเดือนหรือไม่ โดยเฉพาะกรณีที่สาขานั้นยังไม่เคยมีประวัติการทำเงินเดือนของรอบดังกล่าว ระบบอาจแสดงปี พ.ศ. ก่อนหน้าเป็นค่าเริ่มต้น เช่น แสดงเดือนกันยายน 2568 ทั้งที่ต้องการทำเงินเดือนเดือนกันยายน 2569 ให้เปลี่ยนเป็นเดือนกันยายน 2569 (หรือปีที่ต้องการ) ก่อนสร้างเงินเดือน
○ หากมีการอนุมัติตารางเวลาไปแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลต่าง ๆ ได้ หากต้องการแก้ไขตารางเวลาที่ถูกอนุมัติไปแล้ว ให้แอดมินลบบล็อคเงินเดือนนั้น ๆ จากนั้นจะสามารถแก้ไขได้
○ การคำนวณกฎสวัสดิการและกฎการหักเงิน เช่น เบี้ยขยัน หรือ หักเงินมาสาย จะต้องทำเงินเดือนโดยการ อนุมัติตารางเวลา (Approve Timesheet) เท่านั้น หากใช้วิธีการทำเงินเดือนจากสัญญาจ้าง (Generate Payroll) ระบบจะไม่คำนวณกฎดังกล่าว
○ หากพนักงานทำการลงเวลาเข้า-ออกงานหลังจากตารางเวลาถูกอนุมัติไปแล้ว ระบบจะไม่นำข้อมูลการเข้า-ออกงานนั้นอัปเดทลงในตารางเวลา
○ หากระบบสร้างเงินเดือนเป็นเดือนถัดไป ให้ตรวจสอบว่าบล็อกเงินเดือนที่อนุมัติจากตารางเวลาถูกสร้างสำหรับเดือนที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ หากไม่ถูกต้อง ให้ลบบล็อกเงินเดือนเดิมก่อน จากนั้นกลับไปดึงทำเงินเดือนใหม่อีกครั้ง
