สำหรับบริษัทที่มีนโยบายในการจ่ายเงินสวัสดิการ "ค่ากะ" ให้กับพนักงาน แอดมินสามารถทำสร้างกฎการจ่ายเงินสวัสดิการ และทำการเลือกตารางกะและรูปแบบกะที่ต้องการ เพื่อให้ระบบทำการคำนวณจ่ายเงินสวัสดิการให้กับพนักงานได้โดยอัตโนมัติ
ดูเรื่อง การสร้างตารางกะ (Create Shift Schedule) ได้ที่ Link
ดูเรื่อง การสร้างรูปแบบกะ (Shift Pattern) ได้ที่ Link
วิธีการสร้างกฎการจ่ายเงินสวัสดิการสำหรับจ่ายค่ากะ
1. ไปที่ การตั้งค่า (Preferences)
2. เลือกที่แท็บ การตั้งค่าเกี่ยวกับการทำงาน (Attendance)
3. ไปที่ กฏการจ่ายเงินสวัสดิการ (Allowance Rule)
3. คลิกที่ + เพิ่ม ( + Add)
4. เลือก บริษัท (Company), สาขา (Branch), แผนก (Department), ตำแหน่ง (Position)
○ กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเดือนที่บริษัท (Company Payroll Setting) สามารถเลือกสาขาได้หลายสาขาเพื่อตั้งกฏการจ่ายเงินสวัสดิการพร้อมกันได้
○ กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเเดือนที่สาขา (Branch Payroll Setting) ไม่สามารถเลือกสาขาได้หลายสาขาเพื่อตั้งกฏการจ่ายเงินสวัสดิการ จะเลือกได้สาขาเดียวเท่านั้น
5. เลือกตารางกะ (Shift Schedules)
🗨 Important Note
เมื่อเลือกตารางกะแล้ว ในฟิลด์ ระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) จะถูกกำหนดเป็นค่าเริ่มต้น "ต่อวัน" และจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ และฟิลด์ การชำระเงินรายเดือน (Monthly Payment) จะถูกกำหนดเป็นค่าเริ่มต้น "คงที่" และจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เช่นกัน
6. เลือกรูปแบบกะ (Shift Pattern)
🗨 Important Note
1. ในหนึ่งกฎการจ่ายเงินสวัสดิการ แอดมินสามารถเลือกใช้งานได้กับหลายรูปแบบกะ
2. หากแอดมินไม่ได้ทำการเลือกรูปแบบกะใดเลย ระบบจะทำการใช้กฎนี้กับทุกรูปแบบกะ
3. หากแอดมินไม่ได้ทำการเลือกรูปแบบกะใดเลย สำหรับพนักงานที่อยู่ในตารางกะ แต่เวลาทำงานของพนักงานไม่ตรงกับรูปแบบกะใดๆ พนักงานจะยังได้รับเงินสวัสดิการตามปกติ
7. เลือก เงินได้ (Payment) สำหรับการจ่ายเงินสวัสดิการ
8. ระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) ระบบจะตั้งเป็นค่าเริ่มต้นที่ "ต่อวัน"
9. ตั้งค่าข้อยกเว้นต่างๆ ในการจ่ายเงินสวัสดิการ
○ มาสายหลังจากเวลาเริ่มกะ (Late From Shift Start After)
สามารถตั้งค่าและกำหนดเงื่อนไขให้คำนวณมาสายหลังจากเวลาเริ่มกะได้กี่นาที
○ ออกก่อนเวลาเลิกกะ (Out Early From Shift End Before)
สามารถตั้งค่าและกำหนดเงื่อนไขได้ว่าให้คำนวณออกก่อนเวลาเลิกกะได้กี่นาที
○ เข้าสายหลังเวลาพัก (Late From Break After)
สามารถตั้งค่าและกำหนดเงื่อนไขได้ว่าให้คำนวณมาสายหลังเวลาพักเบรคได้กี่นาที
○ ออกก่อนเวลาพัก (Out Early From Break Before)
สามารถตั้งค่าและกำหนดเงื่อนไขได้ว่าให้คำนวณออกก่อนเวลาพักเบรคได้กี่นาที
○ ขาดงาน (Absent)
หากไม่มีการ sign in และ sign out ในวันทำงานปกติ ซึ่งในตารางเวลา (Timesheet) จะแสดงเป็นขาดงาน (AB)
○ ลืมสแกน (Forget Scan)
มีการ sign in แต่ไม่มีการ sign out ในวันทำงานปกติ ซึ่งในตารางเวลา (Timesheet) จะแสดงเป็นข้อมูลไม่สมบูรณ์ (Invalid Data)
○ ลายกเว้น (Take Leaves Except)
กรณีที่มีการตั้งค่า ยกเว้นการลา เช่น ลาพักร้อน เป็นต้น หากพนักงานลาพักร้อน พนักงานยังคงมีสิทธิได้รับเงินสวัสดิการอยู่
○ เปิดใช้งาน (Enable)
ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณเงินสวัสดิการตามกฏการจ่ายเงินสวัสดิการที่ตั้งค่าไว้ ให้ติ๊กช่อง เปิดใช้งาน (Enable) หากไม่ต้องการให้ระบบคำนวณเงินสวัสดิการดังกล่าว ไม่ต้องติ๊กปุ่ม เปิดใช้งาน (Enable)
○ จ่ายระหว่างทดลองงาน (Pay During Probation)
กรณีที่ตั้งค่าให้จ่ายระหว่างทดลองงาน ระบบจะคำนวณเงินสวัสดิการตามกฏการจ่ายเงินสวัสดิการตามปกติเหมือนพนักงานที่ผ่านทดลองงานแล้ว
○ จ่ายเงินวันหยุดประจำสัปดาห์ (Pay on Day Off)
กรณีที่ ระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็นต่อวัน (Per Day) และต้องการให้ระบบคำนวณจ่ายเงินสวัสดิการในวันหยุดประจำสัปดาห์เหมือนวันทำงานปกติ ให้เปิดใช้งานหัวข้อ จ่ายเงินวันหยุดประจำสัปดาห์ (Pay on Day Off)
○ จ่ายเงินวันหยุดนักขัตฤกษ์ (Pay on Holiday)
กรณีที่ ระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็นต่อวัน (Per Day) และต้องการให้ระบบคำนวณจ่ายเงินสวัสดิการในวันหยุดนักขัตฤกษ์เหมือนวันทำงานปกติ ให้เปิดใช้งานหัวข้อ จ่ายเงินวันหยุดนักขัตฤกษ์ (Pay on Holiday)
10. กำหนดจำนวนเงินสวัสดิการที่จะได้รับ โดยให้กรอกจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับในแต่ละวัน
📢 Important Note
ระบบจะทำการคำนวนกฎจ่ายเงินสวัสดิการตามที่ได้มีการสร้างกฎให้กับพนักงานโดยอัตโนมัติ และเงินค่ากะจะแสดงในส่วน Payroll block เมื่อพนักงานเข้าเงื่อนไขของกฎและทำเงินเดือนจากตารางกะเท่านั้น หากเป็นการทำเงินเดือนโดยการดึงข้อมูลจากสัญญาจ้าง ระบบจะไม่ทำการคำนวณกฎจ่ายเงินสวัสดิการให้กับพนักงาน
ดูวิธี การทำเงินเดือนจากตารางเวลา (Payroll - Approve Timesheet) ได้ที่ Link
