💬 Note
1. การคำนวณชั่วโมงโอทีในตารางเวลา จะคำนวณตามการตั้งค่าในตารางกะของพนักงาน หากเปิดการคำนวณโอทีอัตโนมัติ ในตารางกะ ระบบจะคำนวณชั่วโมงโอทีตามที่พนักงานลงเวลาจริง โดยอ้างอิงจากการตั้งค่าจำนวนชั่วโมงโอทีต่ำสุด-สูงสุด และ การตั้งค่าหักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) หักเวลาพักโอทีหลังจาก(ชั่วโมง) (Deduct OT Break After (Hours)) ในตารางกะ
2. การตรวจสอบคำขอล่วงเวลากับตารางเวลา(Timesheet) หากพนักงานมีการส่งคำขอล่วงเวลา (OT request) ระบบคำนวณชั่วโมงล่วงเวลาที่พนักงานคนนั้นๆมีสิทธิ์ โดยระบบจะไม่อนุมัติชั่วโมงโอทีที่เกินกว่าชั่วโมงทำงานจริง ที่มีการบันทึกไว้ในตารางเวลา(Timesheet) ถึงแม้ว่าจะมีการปัดเศษชั่วโมงแล้วก็ตาม
3. หากไม่มีการตั้งค่ากฎการปัดเศษชั่วโมงโอทีไว้ ระบบจะคำนวณชั่วโมง OT สำหรับการชดเชยเป็นวันลาโดยจะปัดเศษให้หน่วยใกล้เคียงทุก 15 นาที ให้โดยอัตโนมัติ
กรณีที่ 1 : มีการตั้งค่าหักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) ในตารางกะ (Shift Schedule) และ ร้องขอโอที (OT Request) ทั้งช่วงก่อนและหลังเวลาทำงานปกติ หลังจากผู้จัดการ หรือ แอดมินกดอนุมัติคำขอค่าล่วงเวลา (Overtime request) ระบบจะพิจารณาเฉพาะช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง (ก่อนหรือหลัง) ตามช่วงเวลาที่ระบุในคำขอและการตั้งค่าในตารางกะ
ตัวอย่าง
กรณี 1.1:
ส่งคำขอเดียวครอบคลุมทั้งช่วงก่อนและหลังเวลาทำงานปกติ
(Submit a single request covering both the before and after shift time)
การตั้งค่าตารางกะ | การลงเวลา และ การร้องขอ | ตารางเวลา |
เวลาทำงานปกติ (Shift Time) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) = 01 hr. 00 min.
| บันทึกเข้า–ออก (Timestamp) คำร้องขอค่าล่วงเวลา (อนุมัติ) | จำนวนชั่วโมงเกินเวลาทำงานจริงทั้งหมด (Actual Extra Hours) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) |
กรณี 1.2
ส่งคำขอแยก 2 คำขอ : คำขอที่ 1 สำหรับค่าล่วงเวลาก่อนเวลาเข้ากะ (อนุมัติ) และจากนั้นส่งคำขอที่ 2 สำหรับค่าล่วงเวลาหลังเลิกกะ (อนุมัติ)
(Separate two requests: OT Request 1 before the shift (approved) and then Request 2 after the shift (approved))
การตั้งค่าตารางกะ | การลงเวลา และ การร้องขอ | ตารางเวลา |
เวลาทำงานปกติ (Shift Time) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) = 01 hr. 00 min.
| บันทึกเข้า–ออก (Timestamp) |
|
| คำขอที่ 1 คำร้องขอค่าล่วงเวลาก่อนเวลาเข้ากะ (อนุมัติ) | จำนวนชั่วโมงเกินเวลาทำงานจริงทั้งหมด (Actual Extra Hours) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) |
| คำขอที่ 2 คำร้องขอค่าล่วงเวลาหลังเลิกกะ (อนุมัติ) | ในกรณีนี้เราจะไม่หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) เนื่องจากมีการหักไปแล้วใน คำขอที่ 1 |
กรณีที่ 2 : มีการตั้งค่าหักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) และ หักเวลาพักโอทีหลังจาก(ชั่วโมง) (Deduct OT Break After (Hours)) ในตารางกะ (Shift Schedule) และ ร้องขอโอที (OT Request) กรณี 2.1:
ส่งคำขอโอทีไม่ถึงจำนวนชั่วโมงที่ตั้งค่าไว้ในตารางกะในฟิลด์หักเวลาพักโอทีหลังจาก(ชั่วโมง)
(The requested OT hours are less than the value set in the shift schedule for the field 'Deduct OT break after (hours)
หลังจากผู้จัดการหรือแอดมินกดอนุมัติคำขอค่าล่วงเวลา (Overtime request) หากจำนวนชั่วโมงที่ขอน้อยกว่าจำนวนชั่วโมงในช่อง "หักเวลาพักโอทีหลังจาก(ชั่วโมง) (Deduct OT Break After (Hours))" ระบบจะไม่มีการหักเวลาพักและจะใช้ชั่วโมงที่ขอทั้งหมด หากต้องการไม่หักเวลาพักเมื่อโอทีเท่ากับ 2 ชั่วโมง แต่ให้หักเมื่อเกิน 2 ชั่วโมง ให้ตั้งค่า Deduct OT Break เป็น 30 นาที และ Deduct OT Break After (Hours) เป็น 02.01 ชั่วโมง
การตั้งค่าตารางกะ | การลงเวลา และ การร้องขอ | ตารางเวลา |
เวลาทำงานปกติ (Shift Time) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) = 00 hr. 20 min.
| บันทึกเข้า–ออก (Timestamp) | เนื่องจากมีชั่วโมงการทำงานไม่ถึง 02 hr. 00 min. จึงไม่มีการหักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) |
กรณี 2.2
ส่งคำขอโอทีเกินจำนวนชั่วโมงที่ตั้งค่าไว้ในตารางกะในฟิลด์หักเวลาพักโอทีหลังจาก(ชั่วโมง)
(The requested OT hours exceed the limit set in the shift schedule for the field 'Deduct OT break after (hours))
การตั้งค่าตารางกะ | การลงเวลา และ การร้องขอ | ตารางเวลา |
เวลาทำงานปกติ (Shift Time) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) = 00 hr. 20 min.
| บันทึกเข้า–ออก (Timestamp) | เนื่องจากมีชั่วโมงการทำงานเกิน 02 hr. 00 min. จึงมีการหักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) |
กรณี 2.3:
ส่งคำขอจำนวนชั่วโมงโอที ไม่เท่ากับจำนวนชั่วโมงการลงเวลาจริงตามตารางกะ
(There is a mismatch between the requested OT hours and the actual working hours recorded in the Timestamps menu)
ในกรณีนี้ให้เปรียบเทียบข้อมูลจาก 2 เมนู ได้แก่ เมนูตารางเวลา (Timesheets) ซึ่งแสดงจำนวนชั่วโมงโอทีที่พนักงานได้รับจริง โดยคำนวณจากข้อมูลการลงเวลาของพนักงาน และเมนู ร้องขอ > ค่าล่วงเวลา ซึ่งแสดงคำขอโอทีที่พนักงานส่ง หากจำนวนชั่วโมงไม่ตรงกัน ให้ตรวจสอบข้อมูลการลงเวลาในเมนูตารางเวลาเทียบกับช่วงเวลาที่พนักงานร้องขอ เนื่องจากพนักงานอาจทำงานจริงไม่ตรงกับช่วงเวลาที่ร้องขอ
การตั้งค่าตารางกะ | การลงเวลา และ การร้องขอ | ตารางเวลา |
เวลาทำงานปกติ (Shift Time) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) = 01 hr. 00 min.
| บันทึกเข้า–ออก (Timestamp) | 1.จำนวนชั่วโมงโอทีในตารางเวลา Timesheets เนื่องจากมีการหักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) |
| คำร้องขอค่าล่วงเวลา (อนุมัติ) | 2. จำนวนชั่วโมงโอทีในคำขอ Requests จำนวนชั่วโมงเกินเวลาทำงานจริงทั้งหมด (Actual Extra Hours) หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) |
|
| ดังนั้น เมื่อเปรียบเทียบกันระบบจะเลือกค่าที่มีจำนวนชั่วโมงน้อยกว่า |
