วิธีการเพิ่มวันลาใหม่สามารถทำได้ดังนี้
1. ไปที่เมนู การตั้งค่า (Preferences)
2. คลิกที่แถบ การตั้งค่าเกี่ยวกับพนักงาน (Employees)
3. คลิกที่ วันลา (Leaves)
คลิกที่ + เพิ่ม (+ Add)
เมื่อคลิกที่ + เพิ่ม (+ Add) แล้ว ระบบจะแสดงหน้า ข้อมูล (Information) เพื่อให้กรอกรายละเอียดของวันลาที่ต้องการเพิ่ม
รายละเอียดต่างๆ ในหน้าข้อมูลวันลา
ชื่อวันลา (Name)
ตั้งค่าเริ่มต้น (Default)
กรณีที่ติ๊กช่อง ตั้งค่าเริ่มต้น หมายความว่าเมื่อมีการเพิ่มพนักงานใหม่ ประเภทวันลานี้จะถูกเพิ่มให้ในสัญญาจ้างพนักงานโดยอัตโนมัติ แต่จะไม่ได้เพิ่มวันลานี้ให้กับพนักงานที่มีอยู่เดิมในระบบ
สิทธิ (Entitlement) มี 4 แบบได้แก่
ไม่จำกัด (None) หมายถึงไม่ได้กำหนดจำนวนสิทธิวันลาต่อปี พนักงานสามารถที่จะยื่นลากี่วันก็ได้ตามที่พนักงานต้องการ
คงที่ ต่อเดือน (Fixed Monthly) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิวันลากี่วันต่อเดือน โดยระบบจะเพิ่มสิทธิวันลาให้พนักงานทุก ๆ วันที่ 1 ของเดือน พนักงานสามารถยื่นลาได้ตามจำนวนที่มีเท่านั้น
คงที่ ต่อปี (Fixed Yearly) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิวันลากี่วันต่อปี พนักงานสามารถยื่นลาได้ตามจำนวนที่มีการกำหนดเท่านั้น
คงที่ต่อเดือน (Step Monthly) การสะสมสิทธิ์วันลาจะคำนวณเป็นรายเดือนโดยอิงจากอายุงานของพนักงาน มีวิธีการกำหนดค่า 2 รูปแบบ:
สิทธิ์ตามอายุงานแบบรายปี: กำหนดสิทธิ์วันลาตามจำนวนปีของอายุงาน ระบบจะทำการสะสมสิทธิ์วันลาเป็นรายเดือนโดยอัตโนมัติ
สิทธิ์ตามอายุงานแบบรายเดือน: กำหนดสิทธิ์วันลาตามจำนวนเดือนของอายุงาน โดยสามารถกำหนดสิทธิ์วันลาที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละช่วงอายุงานได้
ขั้นตอน ต่อปี (Step Yearly) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิ์วันลากี่วันต่อปี และจำนวนสิทธิ์วันลาจะเพิ่มขึ้นตามอายุงานที่เพิ่มขึ้น
กรณีที่เลือกสิทธิเป็นแบบขั้นตอน ระบบจะแสดงหน้าต่าง ขั้นตอน (Step) ให้คลิกที่ เพิ่มขั้นตอน (Step) เพื่อใส่จำนวนสิทธิวันลา
ตัวอย่าง
ประเภทวันลา (Leave Type)
การลาที่จ่ายเงิน (Paid Leaves): หากวันลาได้รับการอนุมัติ ระบบจะไม่หักเงินพนักงานเมื่อทำเงินเดือน
การลาแบบได้รับค่าจ้างบางส่วน 50% (Partially Paid Leave): การลาประเภทนี้จะถูกบันทึกเป็นวันลาจริงในระบบลา ขณะเดียวกัน ในระบบเงินเดือน วันลาหนึ่งวันจะถูกคำนวณเป็น 0.5 วัน และจ่ายค่าจ้าง 50% ของวันทำงานนั้น การลาประเภทนี้รองรับเฉพาะ การลาเต็มวันเท่านั้น ไม่สามารถลาเป็นรายชั่วโมงหรือครึ่งวันได้
การลาที่ไม่จ่ายเงิน (Unpaid Leaves): หากวันลาได้รับการอนุมัติ ระบบจะหักเงินพนักงานเมื่อทำเงินเดือน
สาขา (Branch): เลือกสาขาที่ต้องการใช้กับวันลานี้ กรณีที่ไม่มีการติ๊กเลือกสาขาและกดบันทึก หมายความว่าประเภทวันลานี้จะสามารถใช้ได้กับทุกสาขา
หน้าการตั้งค่า (Settings)
เพศ (Gender)
ทั้งหมด (All) วันลานี้ใช้กับพนักงานทั้งเพศชายและเพศหญิงเพศ
ชาย (Male)
เพศหญิง (Female)
วิธีคำนวณ (Compute Method)
นับจำนวนวันลาเฉพาะวันทำงาน (Working Day) พนักงานสามารถเลือกใช้วันลาได้เฉพาะวันทำงานเท่านั้น ไม่สามารถเลือกใช้วันลาในวันที่เป็นวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
นับวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์รวมเป็นวันลาด้วย ในกรณะที่ระยะเวลาที่ขอลามีวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์คั่น (Calendar Day) เช่น ลาคลอด, ลาบวช, ลารับราชการทหาร เป็นต้น
อนุญาตให้ลาขั้นต่ำ (Leave Permissions)
เป็นรายชั่วโมง (By Hour) หมายความว่า วันลานี้สามารถลาเป็นชั่วโมงได้ และยังสามารถลาครึ่งวันกับเต็มวันได้ตามปกติ กรณีตั้งค่าให้ลาเป็นรายชั่วโมง สามารถกำหนดจำนวนชั่วโมงขั้นต่ำได้
เต็มวัน (Full Day) หมายความว่า วันลานี้ต้องลาเต็มวันเท่านั้น ไม่สามารถลาครึ่งวัน หรือลาเป็นชั่วโมงได้
ครึ่งวัน (Half Day) หมายความว่า วันลานี้สามารถลาครึ่งวันหรือเต็มวันได้เท่านั้น
ถ้าอนุญาตให้ลา รายชั่วโมง (By Hours) หรือ ครึ่งวัน (Half Day) ระบบจะให้เลือกว่าต้องการให้ระบบยึดชั่วโมงการลาครึ่งวันจากสัญญาจ้าง หรือยึดชั่วโมงจากตารางกะ
ดูเรื่อง การสร้างคำร้องขอวันลาในแอพมือถือ ได้ที่ Link
ร้องขอวันลาได้หลังวันที่ (Request Leave After) กำหนดวันที่พนักงานสามารถเริ่มยื่นคำร้องขอลาได้
วันเริ่มงาน (Join Date) พนักงานยื่นคำร้องได้ทันทีที่เริ่มงานโดยไม่ต้องรอผ่านทดลองงานก่อน
วันสิ้นสุดทดลองงาน (Probation Date) พนักงานจะสามารถส่งคำขอวันลาสำหรับวันที่หลังจากวันสิ้นสุดทดลองงาน ได้เท่านั้น แต่วันที่ส่งคำขอสามารถอยู่ก่อนวันสิ้นสุดทดลองงานได้ โดยไม่จำเป็นต้องรอให้หมดช่วงทดลองงานก่อนจึงจะส่งคำขอได้
อายุงาน 1 ปี (1 Year of Service) พนักงานต้องอายุงานครบ 1 ปีก่อนจึงจะสามารถยื่นคำร้องได้
อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือ (Request Leave Over Balance)
โดยเลือกติ๊กเช็กบ็อกซ์อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือ
กรณีตั้งค่าอนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือได้ เมื่อมีการลาเกิน ระบบจะแสดงจำนวนวันลาคงเหลือเป็นยอดติดลบ
การอนุญาต / ไม่อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือจะมีผลเฉพาะกรณีที่ตั้งค่า สิทธิ (Entitlement) เป็น คงที่ ต่อปี (Fixed Yearly) หรือ ขั้นบันได ต่อปี (Step Yearly) เท่านั้น
เฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานใหม่ (Prorate Leave New Joiner)
หากเปิดใช้งาน ระบบจะเทียบวันเข้างานของพนักงานเพื่อเฉลี่ยจำนวนวันลาที่ต้องได้รับในเดือน หรือ ปีนั้น ๆ
ดูเรื่อง คำนวณจำนวนสิทธิวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานใหม่ เพิ่มเติมได้ที่ Link
เฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนในปีที่ 2 ขึ้นไป (Prorate Year 2 And Above)
สำหรับวันลาประเภท ขั้นตอน ต่อปี (Step Yearly) หากเปิดใช้งาน ระบบจะทำการเทียบอายุงานของพนักงานเพื่อเฉลี่ยจำนวนวันลาที่ต้องได้รับในปีนั้น ๆ
ดูเรื่อง วันลาตามจำนวนปีที่ทำงาน ได้ที่ Link
เฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานลาออก (Prorate Leave Resign)
หากเปิดใช้งาน ระบบจะปรับลดสิทธิวันลาต่อปีและวันลาคงเหลือของพนักงานตามสัดส่วนที่พนักงานควรได้รับจริงเมื่อระบุวันที่สิ้นสุดสัญญาจ้างของพนักงาน
สามารถใช้ได้กับวันลาประเภท คงที่ ต่อปี (Fixed Yearly) และ ขั้นบันตอน ต่อปี (Step Yearly) เท่านั้น และไม่สามารถใช้กับวันลาชดเชย (Compensate Leave) ได้
ดูเรื่อง คำนวณจำนวนสิทธิวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานลาออก ได้ที่ Link
กำหนดวันยื่นคำร้องขอลา (Leave Submit Cut Off)
ยื่นเมื่อไหร่ก็ได้ (No)
ยื่นล่วงหน้า (Before)
สามารถระบุได้ว่าต้องยื่นคำร้องขอลาล่วงหน้ากี่วัน โดยนับรวมวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ด้วยหรือไม่
สามารถระบุเป็น ก่อน 0 วันได้ โดยระบบจะถือว่าเป็นการอนุญาตให้พนักงานยื่นคำร้องขอล่วงหน้า หรือ ณ วันที่ลาวันแรก
ยื่นภายหลัง (After)
สามารถระบุได้ว่าสามารถยื่นคำร้องขอลาภายหลังจากวันลาได้กี่วัน โดยนับรวมวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ด้วยหรือไม่
หากพนักงานไม่สามารถยื่นคำร้องขอลาได้ ระบบแจ้งเตือนข้อความ เช่น "ขออภัย วันลาต้องเริ่มจาก 30/04/2568" หมายความว่ามีการตั้งค่า กำหนดวันยื่นคำร้องขอลา (Leave Submit Cut Off) ไว้
กำหนดให้พนักงานต้องแนบเอกสาร (Mandatory Attachment)
เลือกติ๊กเช็กบ็อกซ์บังคับแนบเอกสาร เพื่อให้พนักงานแนบเอกสารก่อนคลิกยื่นคำร้องวันลา
กำหนดให้พนักงานแนบเอกสารได้สูงสุดกี่รายการต่อคำร้อง (Maximum Attachments)
สามารถเลือกให้พนักงานแนบเอกสารได้สูงสุด 5 รายการต่อคำร้อง
กำหนดให้พนักงานต้องเลือกเหตุผลการลา (Reason Type)
เลือกติ๊กเช็กบ็อกซ์บังคับเลือกประเภทเหตุผล เพื่อให้พนักงานเลือกประเภทเหตุผลก่อนคลิกยื่นคำร้องวันลา
แอดมินสามารถกำหนดตัวเลือกประเภทเหตุผลการลาให้พนักงานได้
โดยพิมพ์ตัวเลือกประเภทเหตุผลที่ต้องการลงในช่องว่าง
คลิก + เพื่อเพิ่มตัวเลือกประเภทเหตุผล
คลิก X เพื่อลบตัวเลือกประเภทเหตุผล
ขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Work Flow) เป็นการกำหนดขั้นตอนการอนุมัติวันลาของประเภทวันลานี้
ผู้จัดการระดับที่ 1 (Manager Level 1)
กรณีมีผู้จัดการระดับที่ 1 มากกว่า 1 คน สามารถกำหนดได้ว่าวันลานี้ต้องให้ผู้จัดการคนใดคนหนึ่ง (Any) หรือทุกคน (All) อนุมัติ
ผู้จัดการระดับที่ 2 (Manager Level 2)
กรณีมีผู้จัดการระดับที่ 2 มากกว่า 1 คน สามารถกำหนดได้ว่าเมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 แค่รับทราบแต่ไม่ต้องอนุมัติ (Notify) หรือเมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 คนใดคนหนึ่ง (Any) หรือทุกคน (All) ต้องอนุมัติด้วยอีกที
ดูเรื่อง การตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) เพิ่มเติมได้ที่ Link
รีเซ็ตวันลา (Leave Reset) เป็นการกำหนดวันที่ในการรีเซ็ตวันลา และสิทธิวันลาคงเหลือที่อนุญาติให้ยกไปใช้ในปีถัดไป
วันรีเซ็ตวันลาคงเหลือ (Leave Balance Reset Date)
ระบุวันรีเซ็ตวันลาคงเหลือเพื่อตัดยอดสิทธิวันลา วันลาที่ใช้ไป วันลาคงเหลือ และ วันลาสะสมยกมา
สามารถระบุเป็นวันที่ หรือเป็น วันเริ่มงาน (Join Date) ได้ โดยหากระบุเป็นวันเริ่มงานระบบจะทำการรีเซ็ตวันลา ณ วันเริ่มงานของพนักงานแต่ละท่าน ในแต่ละปี
รีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ (Automatic Leave & Carry Forward Reset)
ระบบจะรีเซ็ตวันลาและวันลาคงเหลือยกมาให้อัตโนมัติ ตามฟิล์ดวันรีเซ็ตวันลาคงเหลือ และ วันคงเหลือยกมาใช้ได้ถึงวันที่
หากไม่ติ๊กรีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ แอดมินจะต้องทำการรีเซ็ตวันลาด้วยตนเอง
ดูเรื่อง การรีเซ็ตวันลาด้วยตนเอง (Manual Reset Leave) เพิ่มเติมได้ที่ Link
*ระบบจะบังคับให้รีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ สำหรับกรณีระบุวันที่รีเซ็ต = วันเริ่มงาน (Reset Date = Join Date) หรือ เป็นสิทธิวันลาแบบคงที่ต่อเดือน (Fixed Monthly)
วันคงเหลือยกมาสูงสุดไม่เกิน (Max Carry Forward Days)
สามารถกำหนดวันคงเหลือยกมาสูงสุดจากปีก่อนได้ไม่เกินกี่วัน
วันที่รีเซ็ตวันลาสะสม (Carry Forward Reset Date)
ระบุวันที่ต้องการตัดยอดการใช้วันลาสะสม
ตัวอย่างเช่น หากกำหนดวันที่รีเซ็ตวันลาสะสม = 01 เมษายน วันสุดท้ายที่พนักงานจะสามารถใช้วันลาสะสมยกมาจากปีก่อนได้คือวันที่ 31 มีนาคม
กรณี ระบุวันที่รีเซ็ต = วันเริ่มงาน(Join Date) ระบบจะให้ระบุ จำนวนวันที่สามารถใช้ วันลาคงเหลือยกมา (Carry Forward) ได้แทนการระบุวันที่ เช่น สามารถใช้วันลาคงเหลือยกมา ได้ 30 วัน หลังจากผ่านวันที่รีเซ็ตวันลาไปแล้ว 30 วันระบบจะตัดยอดการใช้วันลาสะสม
เมื่อตั้งค่าวันลาเสร็จเรียบร้อย คลิกที่ บันทึก (Save)
หากมีการแก้ไขการตั้งค่าต่าง ๆ ระบบจะแสดงประวัติการแก้ไขที่แถบ ประวัติ (History)
หมายเหตุ:
การกำหนดสิทธิ (Entitlement) คงที่ต่อปี (Fixed Yearly) หรือ คงที่ต่อเดือน (Fixed Monthly) ปัจจุบันยัง ไม่สามารถกำหนดเป็น 0 วัน ได้ (ยกเว้น ประเภทการลาถูกกำหนดเป็น ชดเชยวันลา (Compensate Leave) ระบบจะแสดง สิทธิคงที่ต่อปี 0 วันให้อัตโนมัติ)
หากยื่นคำร้องลาคลอดล่วงหน้าเป็นระยะเวลานาน แนะนำให้แบ่งคำร้องเป็นรายเดือนหรือตามรอบการจ่ายเงินเดือน เนื่องจากหากพนักงานกลับมาทำงานเร็วกว่าที่คาดไว้ จะไม่สามารถแก้ไขคำร้องเดียวที่ครอบคลุมระยะเวลายาวได้ แต่คำร้องที่แยกไว้จะสามารถแก้ไขได้
