กรณีที่พนักงานไม่สามารถส่งคำร้องขอโอทีได้อาจเกิดได้หลายสาเหตุ เช่น
1. เวลาโอทีที่พนักงานระบุบนคำร้องไม่สอดคล้องกับเวลากะของพนักงาน
2. หากระบบแสดงข้อความ “OT overlaps with shift” หมายความว่าระบบถือว่าช่วงเวลาโอทีที่ขอเป็นเวลาทำงานปกติภายในกะ ให้ตรวจสอบตารางกะที่กำหนดให้พนักงานในวันดังกล่าวว่าเป็นวันหยุดประจำสัปดาห์หรือไม่ หากพนักงานทำงานในวันหยุดและไม่สามารถส่งคำร้องโอทีได้ ให้ตรวจสอบและแก้ไขกฎโอทีเดิม โดยกำหนดอัตราค่าล่วงเวลาในวันหยุดเป็น 2 ช่วง ได้แก่ ช่วงตามตารางกะและช่วงนอกตารางกะ เช่น 1.0 เท่าและ 3.0 เท่า ตามนโยบายบริษัท โดยไม่ต้องสร้างตารางกะใหม่ จากนั้นบันทึกการเปลี่ยนแปลงและให้พนักงานส่งคำร้องอีกครั้ง
3. เรทโอทีที่พนักงานระบุบนคำร้องไม่สอดคล้องกับเวลาโอทีที่เลือก
4. พนักงานร้องขอโอทีก่อนเวลาทำงาน แต่แอดมินยังไม่ได้เปิดอนุญาตให้พนักงานทำโอทีก่อนเวลาที่การตั้งค่าตารางกะ
Note : ถ้าหากมีการส่งคำร้องในวันหยุดโดยเลือกเริ่มทำโอทีเป็นเวลาก่อนเริ่มกะ และเลือกเวลาสิ้นสุดการทำโอทีเป็นเวลาหลังสิ้นสุดกะระบบจะแยกคำร้องให้อัตโนมัติตามอัตราค่าล่วงเวลาที่พนักงานควรได้รับ
ตัวอย่างเช่น
ในกรณีตารางกะเริ่มเวลา 08:00 สิ้นสุดเวลา 17:00
และแอดมินตั้งค่าอนุญาตให้ลงชื่อเข้างานก่อนเวลากะได้ อีกทั้งมีการตั้งค่าให้มีอัตราค่าล่วงเวลา 2 อัตรา (โอที 2.0 เท่า, โอที 1.5 เท่า)
เมื่อส่งคำขอค่าล่วงเวลาเริ่มทำโอทีเวลา 06:00 และ เวลาสิ้นสุดโอทีเวลา 21:00
ดังนั้น เมื่อกดยื่นคำร้องพนักงานคนนี้จะมี 3 ร้อง ประกอบไปด้วย
1. ในเวลาก่อนเริ่มกะ (06:00 - 08:00) ได้รับโอที 2.0 เท่า
2. ในเวลากะ (08:00 - 17:00) ได้รับโอที 1.5 เท่า
3. ในเวลาหลังเลิกกะ (17:00 - 21:00) ได้รับโอที 2.0 เท่า
