การตั้งค่ากฏการหักเงิน (Set Up Deduction Rules) สามารถทำได้ดังนี้
1. ไปที่ การตั้งค่า (Preferences)
2. คลิกเลือกแท็บ ตารางการทำงาน (Attendance)
3. ไปที่ กฏการหักเงิน (Deduction Rule)
4. คลิกที่ + เพิ่ม (+ Add)
5. เลือก บริษัท (Company), สาขา (Branch), แผนก (Department), ตำแหน่ง (Position)
🗨 Note
○ กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเดือนที่บริษัท (Company Payroll Setting) สามารถเลือกสาขาได้หลายสาขาเพื่อตั้งกฎการหักเงินในกฏเดียวกันได้
○ กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเดือนที่สาขา (Branch Payroll Setting) ในกฎการหักเงิน 1 กฎ
จะสามารถเลือกได้สาขาเดียวเท่านั้น
6. เลือก ระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period)
○ 6.1 กรณี งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) เป็น เดือนละครั้ง (Once a Month) สามารถเลือกระยะเวลาการคำนวณในกฏการจ่ายเงินสวัสดิการได้ 3 แบบ
- ต่อวัน (Per Day)
- ต่อเดือน (Per Month)
- ต่อครั้ง (Per Time)
○ 6.2 กรณี งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) เป็น เดือนละสองครั้ง (Twice a Month) หรือ รายสัปดาห์ (Weekly) สามารถเลือกระยะเวลาการคำนวณในกฏการจ่ายเงินสวัสดิการได้ 4 แบบ
- ต่อวัน (Per Day)
- ต่อรอบ (Per Cycle)
- ต่อเดือน (Per Month)
- ต่อครั้ง (Per Time)
○ 6.3 กรณีงวดการจ่ายเงินในการตั้งค่าเงินเดือนเป็น เดือนละสองครั้ง (Twice a Month) หรืออาทิตย์ละครั้ง (Weekly) เมื่อเลือกระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็นต่อวัน (Per Day) หรือต่อครั้ง (Per Time) สามารถเลือก งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) ได้ 2 แบบคือ
- เดือนละครั้ง (Once Per Month)
- รอบละครั้ง (Once Per Cycle)
○ 6.4กรณีงวดการจ่ายเงินในการตั้งค่าเงินเดือนเป็น เดือนละสองครั้ง (Twice a Month) หรืออาทิตย์ละครั้ง (Weekly) เมื่อเลือกระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็นต่อรอบ (Per Cycle) หรือต่อเดือน (Per Month) จะไม่สามารถเลือก งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) ได้
🗨 Note
ประเภทการคำนวณของกฎการหักเงิน (Calculation Type of Deduction Rule)
1. การคำนวณแบบ ต่อวัน (Per Day)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อวัน (Per Day) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลเป็นรายวัน หากต้องการยกเว้นการมาสายไม่เกิน 15 นาที ให้กำหนดขั้นบันได 0–15 นาทีไม่หักเงิน และเริ่มหักตั้งแต่ 16 นาทีขึ้นไป หากต้องการคำนวณตามจำนวนนาทีที่สาย ให้เลือกอัตราการหัก Salary / min (หักตามอัตราเงินเดือนต่อนาที)
2. การคำนวณแบบ ต่อรอบ (Per Cycle)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อรอบ (Per Cycle) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลในรอบนั้นว่ามีมาสาย/กลับก่อนหรือไม่ ถ้ามีจะโดนหักเงิน
3. การคำนวณแบบ ต่อเดือน (Per Month)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อเดือน (Per Month) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลของทั้งเดือนว่าภายในเดือนนั้นมีมาสาย/กลับก่อนหรือไม่ ถ้ามีจะโดนหักเงิน
4. การคำนวณแบบ ต่อวัน (Per Time)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อครั้ง (Per Time) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลเป็นรายครั้ง หากวันไหนมาสาย/กลับก่อน/ขาดงาน/ลา วันนั้นจะโดนหักเงิน
7. เลือก ประเภทการคำนวณ (Calculation Type)
○ 7.1 กรณีที่การคำนวณเป็น ต่อวัน (Per Day), ต่อรอบ (Per Cycle) และต่อเดือน (Per Month)
สามารถเลือกประเภทการคำนวณได้ 2 ประเภทคือ
- มาสาย (Late)
- กลับก่อน (Out Early)
○ 7.2 กรณีระยะเวลาการคำนวณมาสาย (Calculation Period) เป็น ต่อครั้ง (Per Time) สามารถเลือกประเภทการคำนวณได้ 5 ประเภทคือ
- มาสาย (Late)
- กลับก่อน (Out Early)
- ขาดงาน (Absent)
- ลา (Leave)
- ลืมสแกน (Forget Scan)
กรณีเลือกระยะเวลาการคำนวณเป็นต่อครั้ง (Per Time) และเลือกประเภทการคำนวณเป็น มาสาย หรือ กลับก่อน จะสามารถกำหนดเวลา (นาที) ที่ให้เริ่มคำนวณมาสายหรือกลับก่อน
ตัวอย่าง
ระบบจะหักมาสายหากมีการ Sign In หลังเวลาเริ่มงานผ่านไปแล้ว 15 นาที เป็นต้น
การเลือกประเภทการคำนวณ (Calculation Type) สามารถเลือกได้มากกว่า 1 ประเภท
📃Notes
○ หากพนักงานมีประวัติการลงเวลาเพียง 1 รายการ ไม่ว่าจะเป็นเวลาเข้างานหรือเวลาออกงาน ระบบจะแสดงสถานะข้อมูลไม่ครบ (Incomplete data) และคำนวณเป็นขาดงานเต็มวัน ไม่ใช่การหักเงินครึ่งวัน ทั้งนี้ หากพนักงานลาบางช่วงเวลาและไม่มีการลงเวลาในช่วงเวลาที่ไม่ได้ลา ระบบจะคำนวณการขาดงานเฉพาะช่วงเวลาที่ไม่มีข้อมูลการลงเวลา
○ หากไม่มีการสร้างกฎการหักเงินลืมสแกน (Forget Scan) ระบบจะถือว่าวันที่มีการลงเวลาเข้างานเพียงครั้งเดียว เป็นวันขาดงาน และไม่จ่ายค่าแรงให้พนักงานในวันนั้น
○ ข้อมูลข้างต้นสามารถตรวจสอบได้ที่เมนูตารางเวลา (Timesheet) คอลัมน์ ทำงานรวม(Total Worked), ขาดงานรวม(Total Absent) และ การลาที่ไม่จ่ายเงิน(Total Unpaid Leave)
8. เลือกชื่อเงินหัก (Deduction Name) สำหรับกฎการหักเงิน
9. เปิดใช้งานกฏการหักเงินโดยติ๊กที่ช่อง เปิดใช้งาน (Enable)
10. ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณเงินหักตามกฏการหักเงินตามที่ตั้งค่าไว้ในวันหยุดนักขัตฤกษ์ ให้ติ๊กที่ช่อง คำนวณในวันนักขัตฤกษ์ (Calculate on Holiday)
ระบบจะคำนวณการหักเงินในวันหยุดนักขัตฤกษ์เฉพาะประเภทการคำนวณที่เป็น มาสาย (Late) หรือ กลับก่อน (Out Early) เท่านั้น
11. ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณเงินหักตามกฏการหักเงินตามที่ตั้งค่าไว้ในวันหยุดประจำสัปดาห์ ให้ติ๊กที่ช่อง คำนวณในวันหยุด (Calculate on Day Off)
ระบบจะคำนวณการหักเงินในวันหยุดประจำสัปดาห์เฉพาะประเภทการคำนวณที่เป็น มาสาย (Late) หรือ กลับก่อน (Out Early) เท่านั้น
12. เลือกช่อง รวมเบรคในตารางกะ (Include Shift Break) กรณีที่ต้องการให้ระบบคำนวณมาสาย/ออกก่อนของเวลาพักในตารางกะด้วย
○ กรณีเลือกประเภทการคำนวณ มาสาย และติ๊กช่อง รวมเบรคในตารางกะ ระบบจะคำนวณเวลามาสาย 2 รอบคือ มาสายหลังเวลาเริ่มงานและมาสายหลังเวลาพักเบรค
○ กรณีเลือกประเภทการคำนวณ ออกก่อน และติ๊กช่อง รวมเบรคในตารางกะ ระบบจะคำนวณเวลาออกก่อน 2 รอบคือ ออกก่อนเวลาเลิกงานและออกก่อนเวลาพักเบรค
หมายเหตุ
การที่ระบบจะนับเวลามาสาย/ออกก่อนของเวลาพัก จะต้องมีการลงเวลาทั้งหมด 4 ครั้ง
13. คลิกที่ เพิ่มขั้นตอน (Add Step) เพือกำหนดจำนวนเงินหัก ซึ่งสามารถกำหนดประเภทอัตราการหักได้ 5 แบบดังนี้
○ หักกี่บาทต่อนาที (Fixed / min)
○ หักกี่บาทต่อวัน (Fixed / day)
○ หักตามอัตราเงินเดือนต่อนาที (Salary / min)
○ หักตามอัตราเงินเดือนครึ่งวัน (Half Day Salary)
○ หักตามอัตราเงินเดือนเต็มวัน (Full Day Salary)
รวมทั้งยังสามารถกำหนดเงินหักตามขั้นบันไดได้ เช่น
ขั้นแรก : สาย 0 - 5 นาที ไม่หักเงิน
ขั้นที่สอง : สาย 5 - 15 นาที หักนาทีละ 10 บาท
ขั้นที่สาม : สาย 15 - 30 นาที หักเงินเดือนครึ่งวัน
ขั้นที่สี่ : สายเกิน 30 นาที หักเงินเดือนเต็มวัน
📢 Important Note
ระบบจะทำการนำนาทีที่พนักงานมาสาย ทำการเปรียบเทียบว่าตรงกับขั้นบันไดใด แล้วจะทำการคำนวณหักตามการตั้งค่าของขั้นบันไดนั้น
ตัวอย่าง
พนักงานมาสาย 17 นาที จากตัวอย่างด้านบนพนักงานจะถูกหักเงินเดือนครึ่งวันตามกฎการหักเงินในขั้นบันไดที่สาม
14. เมื่อตั้งค่าเสร็จเรียบร้อย คลิกที่ บันทึก (Save)
📃Note
การคำนวณกฎการหักเงินจะต้องทำเงินเดือนด้วยวิธีการอนุมัติตารางเวลา(Approve Timesheet) เท่านั้น หากทำเงินเดือนแล้วพบว่าระบบไม่คำนวณกฎการหักเงิน ให้ตรวจสอบวิธีการทำเงินเดือนอีกครั้ง
