การสร้างเทมเพลตเอกสาร Create a Document Template

วิธีสร้างเทมเพลตเอกสาร

1. ไปที่ Reports > Standard Reports > Employee Reports > Documents

   

2. คลิกแท็บ Templates

3. คลิก "+Add"

   

4. กรอกชื่อรายงาน

5. เลือกประเภทเอกสาร ประเภทเอกสารที่มีให้เลือกคือ:

   1. ใบรับรองพนักงาน

   2. เอกสารทางวินัย

   3. หนังสือรับรองการทำงาน

   4. เอกสารการพ้นสภาพการเป็นพนักงาน

   5. อื่นๆ

      

6. สร้างเอกสารของคุณโดยใช้ตัวแก้ไข ซึ่งรองรับฟีเจอร์ต่างๆ ดังนี้:

   1. ปรับขนาดตัวอักษร

      

   2. ปรับรูปแบบตัวอักษร

      

   3. รายการฟิลด์: เลือกข้อมูลที่จะแสดงในเอกสาร ระบบจะกรอกฟิลด์เหล่านี้โดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อมูลโปรไฟล์และข้อมูลสัญญาของพนักงานเมื่อสร้างเอกสาร

      

      หากเลือกฟิลด์ {{documentNumber}} หรือเลขที่เอกสาร ระบบจะแสดงข้อมูลให้ระบุเพิ่มเติม ดังนี้

      

      • คำนำหน้า (Prefix) เพื่อระบุคำนำหน้าของเอกสารก่อนที่จะเรียงเลขที่เอกสาร

        • คำนำหน้า จะไม่สามารถใช้ซ้ำกับรูปแบบเอกสารอื่นได้

      • ตั้งค่าใหม่ (Reset) เพื่อระบุว่าต้องการรีเซ็ตเลขที่เอกสารหรือไม่ สามารถเลือกได้ 3 ตัวเลือก ดังนี้

        • ไม่เคยใช้งาน (Never) หมายถึง ไม่ต้องการให้รีเซ็ตเลขที่เอกสารเลย

        • รายเดือน (Monthly) หมายถึง ต้องการให้รีเซ็ตเลขที่เอกสารใหม่ทุกเดือน

        • รายปี (Yearly) หมายถึง ต้องการให้รีเซ็ตเลขที่เอกสารใหม่ทุกปี

      • เลขที่ถัดไป (Next number) เพื่อระบุว่าต้องการให้เลขที่เอกสารที่ถูกสร้างใบถัดไปเริ่มที่เลขอะไร

      • เลขที่เอกสาร (Document No.) ระบบแสดงตัวอย่างรูปแบบเลขที่เอกสารที่จะถูกสร้างใบถัดไป
        
        หมายเหตุ หากต้องการใช้งานฟิลด์เลขที่เอกสาร จำเป็นที่จะต้องเพิ่มฟิลด์เลขที่เอกสารในรูปแบบเอกสารสำหรับทั้งภาษาอังกฤษ และภาษาไทย
        
        โดยเลขที่เอกสารที่อยู่ในรูปแบบเอกสารเดียวกัน จะเรียงเลขที่เอกสารร่วมกันทั้งรูปแบบภาษาอังกฤษ และภาษาไทย
        

   4. การจัดรูปแบบข้อความ: ใช้การจัดรูปแบบ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง ขีดทับ และขีดเส้นใต้

      

   5. การจัดแนวข้อความ: จัดข้อความชิดซ้าย กึ่งกลาง ชิดขวา หรือชิดขอบทั้งสองด้าน

      

   6. รายการ: สร้างรายการแบบมีหมายเลขหรือแบบหัวข้อย่อย

      

      สีตัวอักษรและสีพื้นหลัง: เปลี่ยนสีตัวอักษรหรือไฮไลต์พื้นหลัง

      

      รูปภาพ: แทรกรูปภาพ เช่น โลโก้บริษัทหรือรูปพนักงาน

      

      1. หากมีการแทรกรูปภาพ คุณสามารถปรับความกว้างและความสูงได้ตามต้องการ

         

   7. ล้างการจัดรูปแบบ: ลบการจัดรูปแบบทั้งหมดออกจากข้อความที่เลือก

      

      คำคม: แทรกบล็อกคำพูด

      

      ตาราง: สร้างและปรับแต่งตาราง

      

      1. แทรกแถวหรือคอลัมน์

         

         ลบแถว คอลัมน์ หรือตาราง

         

         ปรับแต่งเซลล์และตาราง

         

         1. ข้อมูลที่แก้ไขได้ ได้แก่ เส้นขอบ ขนาด สีพื้นหลัง และการจัดแนว

            

7. ตั้งสถานะเทมเพลตเอกสารเป็น Active เพื่อให้พร้อมใช้งาน

   

8. Submit Request: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อให้พนักงานสามารถส่งคำขอเอกสารได้ ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อประเภทเอกสารถูกตั้งเป็น Separation Documents หรือ Other เท่านั้น

   

9. คลิก Save เพื่อสร้างเทมเพลตเอกสาร

   

10. เมื่อบันทึกเอกสารแล้ว เอกสารจะปรากฏในรายการ Templates

    

11. ตัวอย่างเอกสาร:

    

ดูขั้นตอนการตรวจสอบและนำออกเอกสารได้ที่ Link